Bí kíp Microsoft Excel mọi phiên bản

Trong công tác văn phòng, ngoài phần mềm soạn thảo văn bản ra thì Excel là phần mềm quan trọng cũng không kém. Với Excel, người dùng có thể tính toán, lập báo cáo, phân tích số liệu với mọi mục đích mà không cần phải sử dụng các chương trình chuyên biệt nào khác.

Tuy vậy, có lẽ nó chỉ hữu dụng với những người cần nó thôi nên tài liệu và các bài viết thủ thuật về nó không nhiều.

Để đáp ứng nhu cầu của đa số bạn đọc, bài này nêu ra một số thủ thuật được đúc kết trong quá trình sử dụng Excel với mong muốn chia sẻ thêm thông tin cho người sử dụng.

1. LẶP LẠI TIÊU ĐỀ CỘT CHO TẤT CẢ CÁC TRANG

Thông thường, khi soạn thảo bảng tính Excel dài trên nhiều trang giấy thì lúc in ra chỉ có trang đầu tiên là có tiêu đề cột. Nếu bạn muốn mọi trang bảng tính đều có tiêu đề cột khi in, hãy vào menu File, chọn mục Page Setup, chọn tiếp thẻ Sheet. Trong ô Rows to repeat at top nhập vào địa chỉ hàng cần in lặp lại (ví dụ: $1:$1 nghĩa là hàng 1, $2:$4 là từ hàng 2 đến hàng 4). Trong trường hợp chỉ muốn tiêu đề của một vài cột nào đó được lặp lại qua từng trang in, bạn phải nhập thêm địa chỉ cột tương ứng trong ô Columns to repeat at left.

Cuối cùng nhấn OK.

 


2. HIỆN YÊU CẦU ĐƯA GIẤY KHI IN

Để tránh trường hợp lỡ tay nhấn in “sảng”, bạn nên cho Excel luôn luôn hiện hộp thoại yêu cầu đưa giấy vào khi ra lệnh in, kể cả khi có đầy đủ giấy trong khay.

 


Nếu muốn thực hiện yêu cầu trên, bạn vào menu File, chọn mục Print (hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + P cho nhanh). Bây giờ tiếp tục nhấn nút Properties, chọn thẻ Page, tìm đến mục Source Tray is và chọn Manual Feed. Nhấn OK hai lần.

3. KHẮC PHỤC HIÊN TƯỢNG XUẤT HIÊN BẢNG TÍNH CŨ

Có khi nào bạn gặp tình huống khó chịu thế này chưa: cứ mỗi lần khởi động Excel là một bảng tính được soạn thảo từ hồi “năm nảo năm nao” lại xuất hiện thay cho bảng tính mới còn trống. Nguyên nhân có phần hơi... phức tạp: bạn đã lưu hoặc chép tập tin bảng tính vào thư mục “tự chạy” XLStart của Excel.

Để khắc phục, bạn phải vào ổ đĩa chứa hệ thống (thường là ổ C:), lần theo đường dẫn Program Files > Microsoft Office > Officexx (xx phụ thuộc vào phiên bản Excel đang sử dụng) rồi “chui” vào thư mục XLStart xóa tập tin bảng tính kia đi. Bây giờ mở Excel lên xem mọi chuyện đã “dàn xếp” êm đẹp chưa, nếu chưa thì hãy vào tiếp menu Tools, chọn mục Options, nhấp chọn thẻ General và bỏ đánh dấu Alternate startup file location (nếu không thấy thì xóa sạch nội dung trong ô At startup, open all files in cho chắc ăn). Cuối cùng nhấn OK.

 


4. GẠCH CHÂN CHỮ CHO CẢ Ô

Trong Excel, khi bạn tạo đường gạch chân cho ký tự số nhưng chỉ muốn nó phụ thuộc vào độ rộng của ô mà không liên quan đến số lượng ký tự, hãy vào menu Format, chọn mục Cells, chọn tiếp thẻ Number rồi nhấp chọn Accounting trong khung Category bên trái. Nhấn OK.

 


Thế là từ đây bạn cứ việc nhấn số thoải mái rồi chọn Underline (vào menu Format/ Cells > thẻ Font > chọn một mục trong danh sách thả xuống Underline, hoặc cũng có thể nhấn nút trên thanh công cụ) là toàn bộ ô sẽ được gạch dưới.

5. LỆNH PICK FROM LIST, VÌ SAO MẤT?

Khi sử dụng Excel, đôi lúc không phải cái gì muốn dùng là có thể tìm thấy, điển hình như lệnh Pick From List vậy. Lúc ẩn lúc hiện thiệt khó hiểu??? Tuy nhiên, điều này là bình thường nếu bạn biết rằng nó không xuất hiện trong chế độ Page Break Preview. Vì thế, nếu không thấy Pick From List ở đâu, bạn hãy vào menu View và chọn lại Normal.

6. CHUYỂN NỘI DUNG TỪ SHEET NÀY SANG SHEET KHÁC

Đây là công việc không khó, bạn chỉ việc mở cả hai tập tin nguồn (tập tin chứa sheet muốn sao chép) và tập tin đích (tập tin sẽ nhận sheet từ tập tin nguồn) lên. Tiếp theo đứng trong tập tin nguồn, nhấp chuột phải vào tên sheet muốn di chuyển rồi nhấp chọn Move or Copy trong menu ngữ cảnh vừa xuất hiện.

Bây giờ, tại cửa sổ Move or Copy, bạn chọn tên Workbook trong danh sách thả xuống To book, sau đó chọn tiếp sheet sẽ nằm sau sheet mới được chép vào trong